9/b. Quali regole dobbiamo seguire per la contabilità?

 

RISPOSTA (Autore: Nevio Meneguz, CSV Belluno)

La L. 266/91 detta scarse disposizioni in merito alle regole da seguire per la gestione contabile delle OdV. Essa si limita ad individuare (art. 3, comma 3) “l’obbligo di formazione del bilancio” senza fornire indicazioni particolari sulla struttura che il bilancio medesimo deve avere. Quanto al contenuto, la L. 266/91 stabilisce che dal bilancio “devono risultare i beni, i contributi o i lasciti ricevuti, nonché le modalità di approvazione dello stesso da parte dell’assemblea degli aderenti”.
In realtà l’articolo 25 del D.Lgs n. 460/97, introducendo l’articolo 20-bis, nel Decreto del Presidente della Repubblica 29/09/1973 n. 600 (Disposizioni comuni in materia di accertamento delle imposte sui redditi), prevede, al comma 1, che le ONLUS devono “in relazione all’attività complessivamente svolta, redigere scritture contabili cronologiche e sistematiche atte ad esprimere con compiutezza ed analiticità le operazioni poste in essere in ogni periodo di gestione, e rappresentare adeguatamente in apposito documento, da redigere entro quattro mesi dalla chiusura dell’esercizio annuale, la situazione patrimoniale, economica e finanziaria della organizzazione, distinguendo le
attività direttamente connesse da quelle istituzionali …”
Lo stesso articolo 20-bis, al comma 4, prevede, tuttavia, che in luogo delle scritture contabili previste per le ONLUS (sopra descritte) “le organizzazioni di volontariato iscritte nei registri istituiti … ai sensi dell’articolo 6 della legge 11 agosto 1991, n. 266, e le organizzazioni non governative riconosciute idonee ai sensi della legge 26 febbraio 1987, n. 49, possono tenere il rendiconto nei
termini e nei modi di cui all’articolo 20”.
Questo significa che le organizzazioni di volontariato iscritte nei Registri regionali possono limitarsi a tenere un rendiconto annuale delle entrate e delle spese, nel quale si evidenziano ben distinte le operazioni statutarie da quelle connesse, con l’esigenza di individuare quali sono i beni relativi a detta attività da iscriversi nel libro inventari.
Indipendentemente poi dalla redazione del rendiconto annuale economico e finanziario, le OdV che effettuano raccolte pubbliche di fondi devono redigere, entro quattro mesi dalla chiusura dell’esercizio, un apposito e separato rendiconto dal quale devono risultare, anche a mezzo di una relazione illustrativa, in modo chiaro e trasparente, le entrate e le spese relative a ciascuna delle celebrazioni, ricorrenze o campagne di sensibilizzazione.
Ancora una volta, dunque, sembra che le modalità di tenuta della contabilità per le organizzazioni di volontariato, si possano ritenere libere.
Si ritiene essenziale la predisposizione di un rendiconto gestionale che, là dove non sussistono attività di tipo commerciale, potrà anche essere solo di tipo finanziario (nel senso sotto specificato), data la semplicità della sua realizzazione e la sostanziale coincidenza che in genere si verifica tra risultato finanziario e risultato economico.
In ogni caso, per dare maggiore chiarezza alla situazione contabile dell’OdV, è importante che a fianco del rendiconto gestionale si realizzi anche il conto del patrimonio da cui devono risultare i beni di cui è proprietaria l’OdV stessa, le consistenze di cassa e banca, crediti e debiti e, per differenza, il patrimonio netto.
In presenza di attività diverse, soprattutto se di tipo commerciale, sarà opportuno impostare un rendiconto da cui si possano trarre informazioni anche economiche (conto economico).
Le scritture non necessitano di particolari formalità di vidimazione o di bollatura.
La singola organizzazione può quindi scegliere la tenuta contabile che più si addice alla dimensione delle proprie attività.
In particolare, potrà optare tra la tenuta di una contabilità per cassa o per competenza (di cui ci si limita a dei cenni).
La contabilità per cassa prevede la rilevazione delle operazioni in funzione della loro manifestazione monetaria. In pratica annoto una spesa nel momento in cui l’ho sostenuta e ho la corrispondente uscita di cassa o di conto corrente (bancario o postale), mentre rilevo un provento allorquando l’ho effettivamente riscosso, ho cioè un’entrata di denaro in cassa o in conto corrente.
La tenuta della contabilità secondo il principio della competenza prevede invece che le entrate e le uscite vengano rilevate quando sono rispettivamente accertate o impegnate. Questo secondo criterio consente di osservare anche le operazioni a debito e a credito dell’organizzazione.
Contabilità per cassa
Contabilità per competenza
Essenziale, al di là del sistema adottato, è la conservazione ordinata, analitica e completa dei documenti giustificativi delle rilevazioni contabili (note spese, ricevute, fatture, ecc.). Protocollare i documenti contabili, ordinarli in ordine cronologico, archiviarli in maniera ordinata, procedere con una certa periodicità all’aggiornamento delle scritture contabili e alla verifica dei saldi della cassa e
del conto corrente, tenere opportunamente distinte la gestione dell’attività istituzionale da quella delle attività connesse, sono solo alcuni accorgimenti che possono contribuire a rendere meno gravoso il rispetto di quanto richiesto dalle norme e a facilitare eventuali controlli in sede di predisposizione del bilancio.
Appare consigliabile inoltre l’utilizzo di strumenti quale il conto corrente, assai utile per il controllo degli incassi e dei pagamenti, nonché la presenza di un’unica persona responsabile della gestione contabile e finanziaria dell’OdV.
Con riferimento alla redazione del bilancio, che si ricorda deve essere predisposto con cadenza annuale, si offrono in questa sede alcuni consigli per la predisposizione di un documento che sia in grado di fornire una rappresentazione chiara e completa della situazione patrimoniale, economica e finanziaria dell’ente.

Composizione del bilancio
Per raggiungere tale scopo è opportuno predisporre due prospetti distinti ma tra di loro collegati ed una relazione descrittiva dei risultati conseguiti.
Il primo documento, il rendiconto della gestione, accoglie i ricavi (quote associative, proventi istituzionali, ecc.) e i costi (utenze, altre spese, ecc.) del periodo – distintamente indicati in appositi conti preventivamente identificati – dal cui confronto si giunge alla determinazione del cosiddetto avanzo o disavanzo di gestione. Molto semplicemente fatti 100 i ricavi a fronte di costi pari a 80, la differenza tra il totale dei ricavi e quello dei costi porta come risultato a +20, che rappresenta l’avanzo della gestione. Con riferimento all’eventuale avanzo della gestione – non tassabile – si osserva che nell’anno successivo si deve fornire adeguata informativa sul relativo utilizzo.
Il secondo prospetto da predisporre è lo stato patrimoniale, all’interno del quale si riportano i saldi della cassa e del conto corrente, i crediti e i debiti presenti a fine anno ed il valore dei beni dell’OdV, oltre al valore del patrimonio della stessa, che accoglie l’avanzo (disavanzo) derivante dal rendiconto della gestione. Lo stato patrimoniale rappresenta una fotografia dell’OdV a fine anno.
La relazione sociale infine consente di illustrare in maniera qualitativa i risultati conseguiti dall’OdV e riportati nei documenti contabili di cui si è detto appena sopra. Attraverso questo documento si ha la possibilità di illustrare i dati che non trovano posto nel rendiconto e nello stato patrimoniale e di descrivere più compiutamente gli effetti prodotti dall’attività svolta dall’ente sulla realtà di riferimento, evidenziando l’impatto che l’operato dell’OdV ha sui soggetti con cui essa instaura relazioni ed interagisce quotidianamente.
A precisazione e completamento di quanto detto sopra, va precisato che una specifica disposizione in merito alla tenuta contabile, viene da una recente norma di tipo fiscale.
L’art. 14 della Legge 80/2005, in tema di deducibilità delle donazioni erogate a favore di ONLUS e altri soggetti del Terzo Settore, prevede che questi, tra cui sono ricomprese anche le organizzazioni di volontariato, tengano le scritture contabili in modo che le stesse possano rappresentare con completezza e analiticità le operazioni poste in essere nel periodo di gestione e redigano un apposito documento che rappresenti adeguatamente la situazione patrimoniale, economica e finanziaria dell’ente beneficiario.
In merito a quanto sopra ha fatto chiarezza la Direzione Centrale dell’Agenzia delle Entrate, che con Circolare n. 39/E del 19/08/2005, specifica, al punto 5, che “[…omissis…] La completezza delle scritture contabili implica che ogni fatto gestionale dell’ente debba essere individuato con precisione, tramite l’indicazione delle necessarie informazioni quali numero d’ordine, data, natura dell’operazione, valore, modalità di versamento, soggetti coinvolti.
L’analiticità delle scritture contabili, inoltre, impone di eseguire le registrazioni singolarmente, senza effettuare alcun raggruppamento.
La completezza e l’analiticità delle scritture contabili sono in ogni caso garantite dalla corretta tenuta della contabilità ordinaria ai sensi degli articoli 14 e seguenti del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600.
Con riferimento al presupposto sub b) [la redazione, entro quattro mesi dalla chiusura dell’esercizio, di un apposito documento rappresentativo della situazione patrimoniale, economica e finanziaria n.d.r.], occorre ricordare che tale documento può assumere forma simile a quella di un vero e proprio bilancio.
Ne consegue che il documento richiesto dalla norma, rappresentativo della situazione patrimoniale, economica e finanziaria, potrebbe essere rappresentato da stato patrimoniale e rendiconto gestionale.
[…omissis…] Per l’ente è comunque auspicabile predisporre anche una relazione sulla gestione che, in mancanza della nota integrativa prevista per i bilanci delle società, potrebbe adempiere ad una funzione esplicativa delle voci di bilancio e fornire ai terzi che hanno a vario titolo rapporti con l’ente (tra i quali utilizzatori dei servizi, sovventori, organi di controllo) informazioni utili relativamente ai risultati, in termini non monetari, e ai riflessi sociali generati dall’attività
istituzionale.
La disposizione in oggetto, pertanto … stabilisce l’obbligo di tenere una complessa contabilità, nel senso anzidetto, a tutti i soggetti beneficiari di erogazioni liberali sopra specificati, prescindendo dalla loro natura giuridica e dalle loro dimensioni reddituali […omissis…].”