10/b. Dobbiamo redigere e approvare un bilancio? È necessario redigere e approvare un bilancio preventivo?
 

RISPOSTA (Autore: Nevio Meneguz, CSV Belluno)

L’obbligatorietà di redigere e approvare un bilancio, deriva in capo alle organizzazioni di volontariato dalla normativa di riferimento.
Ricordiamo infatti che la legge-quadro sul volontariato n. 266 del 11/08/1991 prevede che negli statuti delle OdV“[…omissis…] devono essere altresì stabiliti l’obbligo di formazione del bilancio, dal quale devono risultare i beni, i contributi o i lasciti ricevuti, nonché le modalità di approvazione dello stesso da parte dell’assemblea degli aderenti” (articolo 3,comma 3).
La L.R. n. 40 del 30/08/1993 (così come modificata dalla Legge Regionale n. 1 del 18/01/1995), dal canto suo, all’articolo 15, stabilisce che “Le organizzazioni di volontariato sono tenute all’osservanza degli obblighi previsti dalla legge 11 agosto 1991, n. 266 in particolare della formazione del bilancio annuale […] ”.
Al di là degli obblighi di legge, tuttavia, occorre ricordare che le organizzazioni di volontariato basano la loro attività sul rapporto con soggetti di natura diversa: associati, utenti, collaboratori, amministratori locali, fornitori, finanziatori.
Le operazioni realizzate con tali soggetti possono essere di varia natura: acquisti, vendite, prestazione di servizi, contratti di lavoro, contratti di mutuo, pagamento di imposte, richieste di contributi, ecc.
Le rilevazioni contabili hanno dunque una precisa finalità informativa, in relazione alle diverse situazioni e ai diversi soggetti di riferimento. Ciò impone alle organizzazioni di volontariato la predisposizione di rendiconti che “diano conto” di quanto realizzato nel corso di un anno alle varie categorie di soggetti interessati.
Per esempio, gli amministratori dell’organizzazione potranno trarre da sintesi periodiche delle rilevazioni (situazioni contabili, bilanci) importanti informazioni sull’andamento della gestione, in modo tale da indirizzare le attività verso le finalità istituzionali programmate.
Attraverso il bilancio consuntivo gli associati potranno trarre informazioni sull’attività svolta dall’OdV e sulla base di tali indicazioni giudicare la validità della gestione da parte del consiglio direttivo, formulare proposte di miglioramento e così via.
Il bilancio consuntivo poi consentirà di determinare i risultati della gestione da cui prendere le decisioni quali: destinazione degli utili, ripianamento dei disavanzi, organizzazione di raccolte fondi.
Il bilancio consuntivo costituisce una importante fonte di informazione anche per i terzi (enti pubblici e privati, dipendenti) che hanno rapporti con l’organizzazione di volontariato e rappresenta lo strumento che consente di assolvere agli obblighi fiscali previsti dalla normativa fiscale.
Il bisogno di fornire informazioni all’esterno diventa particolarmente importante qualora le organizzazioni ricorrano a raccolte pubbliche di fondi o a convenzioni con enti pubblici per finanziare la propria attività.
In tal caso, oltre agli obblighi previsti dalla normativa, si pone una questione di trasparenza, necessaria per garantire la pubblica fede, e rendere veritiera e completa l’informazione, onde garantire i donatori attuali e potenziali circa il corretto uso di mezzi raccolti.
La redazione e l’approvazione di un bilancio, o rendiconto, possono costituire una seria garanzia per le esigenze informative sopra espresse, soprattutto se redatti secondo principi di correttezza e trasparenza, e conformemente ai principi della tecnica contabile.
Va precisato che i termini “rendiconto” e “bilancio” non sono sinonimi. Il “rendiconto” è da considerarsi il prospetto contenente solo i costi/uscite e i ricavi/entrate; il “bilancio” è invece composto da due prospetti: uno contiene i costi e i ricavi e l’altro contiene le entrate e le uscite (vedi FAQ N. 23)
Il rendiconto può essere uno strumento sufficiente a rappresentare la gestione di una OdV di piccole dimensioni, soprattutto nel caso non vi sia svolgimento di attività commerciali, meglio se accompagnato da qualche prospetto allegato e da una relazione sulle attività svolte nell’anno.
Qualora, tuttavia, una OdV, sia pure di piccole dimensioni, riesca a produrre un vero e proprio bilancio, è auspicabile che questo venga redatto con tutti i crismi di cui sopra.
Il bilancio dell’OdV viene generalmente predisposto dal Tesoriere o dal consiglio direttivo, che ne approva la bozza e lo accompagna con una relazione morale – finanziaria. Il collegio dei revisori dei conti (se esistente) accompagnerà a sua volta il bilancio con una propria relazione dove afferma che il bilancio è conforme ai documenti e alle scritture contabili e che esso risponde alle prescrizioni di legge e di statuto. Il bilancio corredato da tutta la documentazione di cui sopra verrà depositato presso la sede sociale con un congruo anticipo sulla data fissata per la sua approvazione, affinché i soci possano prenderne visione.
Infine l’assemblea dei soci approverà il bilancio, la relazione morale – finanziaria del consiglio direttivo e, se esiste, la relazione del collegio dei revisori dei conti, secondo le scadenze indicate dallo statuto. In mancanza di specifica previsione statutaria, il termine è quello dei quattro mesi dalla chiusura dell’esercizio.
I rendiconti o bilanci dell’organizzazione andranno conservati secondo i termini previsti dalla legge (nulla in merito viene stabilito dalla legge 266/91, pertanto, secondo i più, le scadenze sono quelle previste per le imprese: generalmente 10 anni secondo quanto previsto dall’art. 22 D.P.R. 600/73).
Essi potranno essere richiesti in visione dai soci o terzi che ne abbiano diritto. Qualora l’organizzazione di volontariato svolga anche attività commerciale, dovrà essere rispettato l’obbligo di tenere una contabilità separata, ovvero una contabilità che distingua nettamente tra l’attività istituzionale e quella commerciale, e sarà opportuno impostare un bilancio da cui si possano trarre informazioni patrimoniali ed economiche (stato patrimoniale e conto economico).
Se l’attività commerciale produce reddito imponibile, si dovrà per questa presentare la dichiarazione dei redditi.
Quanto al bilancio o rendiconto preventivo, si ricorda che pur non essendo esplicitamente previsto, esso è fortemente auspicato. Va considerato che il bilancio o rendiconto preventivo può dimostrarsi uno strumento importante ai fini della programmazione delle attività e dei progetti da realizzare nel corso dell’esercizio.